Quelle est la durée légale de conservation des documents?
Documents civils et commerciaux
| Document à conserver | Durée de conservation | Texte règlementaire applicable |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Contrat conclu par voie électronique | 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation | article L213-1 du Code de la consommation |
| Correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code de commerce |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | article 2227 du Code civil |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Document établi pour le transport de marchandises | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Déclaration en douane | 3 ans | article 16 du règlement européen n°2913/92 |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | article L114-1 du Code desassurances |
| Facture clients ou fournisseurs | 10 ans à partir de la clôturede l’exercice comptable | article L123-22 du Code de commerce |
Documents et pièces comptables
| Document à conserver | Durée de conservation | Texte règlementaire applicable |
| Livres et registres comptables | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code du commerce |
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable
| article L123-22 du Code du commerce |
Documents fiscaux
L’article L102B du livre des procédures fiscales dispose que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.
En cas de non conservation de vos documents: quelles sont les sanctions?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous exposer à des sanctions. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de 5 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»